Por que a fatura do fretamento é difícil de conferir
A fatura de fretamento costuma chegar como um resumo: total de viagens, total de quilômetros, extras e valor final. Para conferir, alguém da empresa precisa reconstruir o mês com planilhas, contratos em PDF e o relatório da própria transportadora.
O resultado é previsível: a conferência vira amostragem, as diferenças pequenas passam e as grandes viram discussão sem dados. A conciliação operacional resolve isso mudando a unidade de análise: em vez do total do mês, a conferência é feita viagem a viagem.
As três referências da conciliação
| Referência | Pergunta que responde | Fonte no Merus |
|---|---|---|
| Contrato | O que foi acordado e como se cobra? | Regras, valores, tolerâncias e veículos cadastrados |
| Serviço medido | O que aconteceu de fato? | Medição independente e embarques |
| Cobrança | O que a transportadora está cobrando? | Relatórios ou integração com o fornecedor |
Quando as três estão ligadas à mesma viagem, cada linha da fatura pode ser explicada.
Passo a passo: como conciliar a fatura
1. Cadastrar as regras do contrato
Valores por quilômetro ou por viagem, tolerâncias de atraso, regras de viagens extras, tipos de veículo e penalidades previstas. A equipe Merus faz essa carga junto com a equipe da empresa na implantação.
2. Receber os registros da transportadora
Os relatórios do fornecedor entram por arquivo ou integração e são associados às viagens correspondentes, sem exigir que a transportadora mude o formato que já usa.
3. Comparar viagem a viagem
Para cada viagem, o Merus coloca lado a lado:
- quilometragem planejada, medida e cobrada;
- viagem planejada, realizada e cobrada;
- veículo contratado e veículo utilizado;
- horários previstos e observados;
- extras e a autorização correspondente.
4. Classificar as diferenças
Cada divergência recebe uma classificação: diferença justificada (desvio autorizado, por exemplo), diferença a contestar, ou caso inconclusivo por falta de dado.
5. Registrar a decisão e fechar o ciclo
As decisões ficam no histórico, com responsável e justificativa. A empresa aprova a fatura com segurança ou encaminha as contestações para a transportadora com a evidência de cada caso.
As diferenças mais comuns na fatura de fretamento
Quilometragem acima do planejado
Pode ser desvio não autorizado, mudança de rota que nunca foi formalizada ou erro de apuração. A comparação entre traçado planejado e percurso medido mostra onde a diferença surgiu.
Viagens extras sem autorização
Viagens fora da grade cobradas sem registro de quem pediu. A conciliação liga cada extra à sua autorização, ou mostra que ela não existe.
Viagens não realizadas ou incompletas
Viagens cobradas que não aparecem na medição ou que não passaram por todos os pontos. Antes de contestar, a empresa verifica se houve falha de equipamento.
Veículo diferente do contratado
Um micro-ônibus no lugar de um ônibus pode mudar o valor devido conforme o contrato.
Regras aplicadas de forma divergente
Tolerâncias, arredondamentos e franquias interpretados de jeitos diferentes pelas partes. Com as regras cadastradas, a aplicação fica transparente.
Conciliação não é glosa automática
Este é um ponto importante. O Merus não aprova faturas, não aplica descontos e não executa pagamentos. A plataforma organiza a evidência para que a decisão, que é da empresa, seja tomada com informação completa. Isso protege a relação com a transportadora: as discussões passam a ser sobre fatos, não sobre versões.
Da conferência à renegociação
Depois de alguns ciclos, a conciliação vira uma base histórica valiosa:
| Dado acumulado | Uso na renegociação |
|---|---|
| Ocupação real por linha | Ajustar o tamanho dos veículos |
| Quilometragem real por rota | Revisar o valor contratado por rota |
| Pontualidade por linha e horário | Negociar níveis de serviço |
| Frequência de extras | Reorganizar a grade de viagens |
Combinada com o previsto versus realizado, a conciliação mostra não só quanto se paga, mas se o serviço contratado ainda faz sentido para a operação.
Quem usa a conciliação na empresa
- Suprimentos e contratos: conferem a cobrança e conduzem a renegociação.
- Financeiro: aprova o pagamento com a evidência anexada.
- Facilities e operações: explicam as diferenças operacionais.
- Auditoria interna: consulta o histórico das decisões.
Se a empresa não tem equipe para isso, a equipe Merus pode operar a plataforma conforme o contrato, incluindo a conferência. O transporte continua com a transportadora contratada.
Se a empresa ainda está escolhendo a ferramenta, veja os critérios em como escolher um software de gestão de fretamento.
